Leuven Aquatics verwerkt persoonsgegevens over haar leden en hun vertegenwoordigers in de ledenadministratie, de wedstrijdadministratie,de boekhouding en de aanwezigheidsregistratie waar van toepassing.  Op eenvoudige vraag kunnen de leden of hun vertegenwoordigers, inzage, afschrift en desgevallend verbetering vragen van de opgeslagen gegevens die op hen betrekking hebben.

De club verbindt er zich toe om alle gegevens die ze van haar leden en hun vertegenwoordigers bijhoudt enkel te gebruiken voor clubinterne communicatie en voor de communicatie met de Sportbonden, de verzekeraars en belanghebbende overheden.  Onder geen enkel beding zal de club ledeninformatie gebruiken of doorgeven voor commerciële doeleinden. 

In functie van clubactiviteiten en/of ter bevordering van de clubsfeer kan beeldmateriaal waarop leden te zien zijn, op de website, de nieuwsbrief of andere  communicatiemiddelen worden gebruikt.  Daarbij wordt steeds er steeds over gewaakt dat het beeldmateriaal de sport en het clubleven illustreert en de leden op geen enkele wijze in verlegenheid kan brengen. Indien een lid of diens vertegenwoordiger een bepaald beeld toch als dusdanig opvat, zal dit beeld op eenvoudige aanvraag meteen verwijderd worden.”